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殷昕 咨詢經理 Q:我們知道春節前你參與了一個中東項目的投標,春節期間也負責了一個南亞集團企業的的投標。當時任務時間應該挺緊的,又在春節和疫情期間,目前都完成了, 有沒有一些成就感,可以與大家分享分享心得。 殷昕:謝謝有幸可以被采訪,過去我參與過幾個國際項目的投標,比如某國家智慧城市的投標項目,還有某中東企業信息化項目的前期工作。但之前的經歷要不就是以參與者的角度介入的,要不就是一個中國公司的海外項目,嚴格意義上講,并不算我來牽頭組織的國際投標。但這一次南亞的不大一樣,國外的公司、國外的招標文件樣本,多參與方的聯合,對我本身來講是一件全新的事情,并且很有幸來能夠積極協同公司好幾個部門的資源進行準備,在既定7天的時間內按期保質保量完成標書和相關商務,本身就是一件讓人很激動和有成就感的事情。 本次投標任務的艱巨性在于時間的緊迫。從2月1日晚投標團隊開始組建到2月8日提交材料,整個進度把握、任務分工和銜接都是不允許有delay的,Deadline就是生死線,所以體會上除了緊迫就是緊迫,壓力還是蠻大的。 Q:海外投標的執行過程中,遇到了哪些棘手問題?分別采取了什么應對措施? 殷昕:海外投標不同于國內投標,擺在面前的第一道關就是讀懂標書,不僅僅是文字上的讀懂,是理解標書的關鍵點和核心要求。這次的招標文件打破了常規記錄,幾百頁的詳細英文條款要求,200多頁的點對點應答表格,這種規模的招標文件我們在國內都少見。我用了一整天的時間把招標文件讀完,因為是海外投標,涉及到很多當地特色的,商務上和交付上風險的不明,要求我們必須要十分仔細和小心地理解招標文件中的相關條款,并做好提示筆記,我也一直有這個習慣。這個項目的技術方案scope部分并不是難點,是一個典型utility行業解決方案范疇,公司在這個領域上能力比較有優勢,應對起來容易了很多。 另外非常重要的一部分就是要能夠吃透項目的評標流程和評分標準,有針對性有策略地準備。這個項目的評分只有技術分和價格分,但是有一個前提條件,在開標之前要先確定所有的企業資質要求,只有滿足要求才能開標,就跟打怪升級一樣,過了資質第一關,才能進入到技術評分關;技術評分大于75%,可以得到現場POC之門的鑰匙;現場POC合格,才真正進入到比拼價格的終局。這是總體的評標流程,而評分準則像是每一小關里的小怪獸,小怪獸之間還有千絲萬縷的劇情邏輯聯系,比如我們提供了已完成的大額合同,另一條目里緊接著需要我們提供過去的財務報表,并給出平均每個月現金流的情況,而這個現金流情況又能從側面印證我們過去大額合同的完成和回款情況。這哪是準備標書材料,根本是一次腦力和邏輯的比拼! 終于把招標文件讀完,按照評分標準要求,把材料準備的工作分配好,商務又出問題了。這次我們是第一次跟Z團隊的合作伙伴來合作,作為JV,需要銀行在一周的時間內按照招標文件提供的格式開出投標保函。如果有做對公業務比較多的銀行同學對投標保函還比較熟悉的話,嘗試一下跟他們描述如下關鍵詞:JV、海外投標、英文保函固定樣式、一周。這個時間節點尤其重要,春節+新冠+遠程辦公的不確定性,于是幾方人分別發動銀行客服電話、銀行同學、自己朋友圈的力量,尋找可以在這個時間節點要求內拿到保函的解決方案。兩天后還是Z團隊給出了一個有效方案,這才算沒有掉鏈子。 最后一個棘手的問題不完全來自于海外投標,而是來自于所有人都是遠程辦公的困境。以前的經驗中,再怎么說也可以有兩三人線下碰個頭,不好理解的不好商量的,紙上畫畫也就通了?？墒钱斔腥硕际沁h程的時候,邊寫寫畫畫邊討論變的沒有那么直接了(也可能是我對遠程辦公軟件的了解限制了我的想象),如何表達清楚自己的想法,如何align大家的思想都提高了一個難度級。有時候往群里發一個文件,@了幾個相關人員,總有的人有線下其他的事情,無法立刻地回復,這時候你心急如焚,在拿起又放下電話的搖擺中不斷反問自己,要不要直接一個電話打過去?算了大概他在做飯?做飯也總可以接電話的吧?萬一沒拿好電話掉鍋里呢?(是的,人在猶豫的時候內心戲就是如此之多)為了保證遠程大家信息的同步,整個標書準備期間,我們每晚都會開個小會確定一天的進度和問題;梳理完所有人的進度和需要解決的事情,每晚睡前最后一件事是把當天的進度郵件同步所有人,同時將第二天的任務安排分解下去。每天都有完成自己那部分任務的人,那之后的會我就不再拉他,直到最后所有任務逐漸完成,語音會議也“只剩下我自己”。 Q:根據您的經驗,海外投標前,應該提前做哪些準備?有哪些需要特殊準備和注意的要點? 殷昕:提到海外投標,第一條是對于海外國家的經濟政策環境、商務風險的綜合評估。每個國家的政策都不一樣,商業環境也不同。項目是否是我司的發展方向,是否風險可控,是否利潤可控,都是需要詳細調查和評估的。當然這個項目是管理團隊一起評估的,我只記得來自管理團隊的一封郵件開啟了這次“美妙旅程“。 第二條就是英文能力。相信公司大部分人都是可以閱讀英文的,然而讀懂和寫出來是完全不同的兩件事。投標前,大家一是要掌握商務/企業IT信息化常用的專業單詞,二是要具備讀長句的能力(有些同學反映每個單詞都認識,但拼在一句話就不理解了)。至于寫出來的能力,是最看基本功的,也是下功夫與收獲最不成正比的了,這點大家沒必要浪費時間。為了快速完成任務,小技巧是可以用用Google翻譯。經過比對,只要中文的語法沒問題,Google的翻譯90%還算靠譜。剩下10%,只要有英語好的同學通讀一遍,完全可以發現并校正。本次標書中有一小部分是這樣完成的,也算是抖機靈了。 第三條是必須一定有人做double-check, triple-check 甚至cross-check。很多時候一份巨大的標書是幾個專業線的同事相互配合,比如財務專家、供應鏈專家、行業線專家,難免各自為戰,其實很多解決方案是極其聯動的,甚至技術方案、產品選型又和商務標緊密聯系,絕不可獨立的把這些事情分離開,最終要有一個掌舵人,把握所有信息和要點,所以我提到的這個檢查機制就很重要,避免一些自相矛盾的低級錯誤。 最后一條,投標就像考試,知道出題者的評分點,當然要根據評分點來回顧檢查一下考卷?？梢詫φ赵u分點對整個標書進行預估評分,這件事有兩個好處,一是幫助查缺補漏,確定所有地方都注意到了;二是給項目owner一個大概的心理預期,可以提早安排后面的工作,制定對策。 Q:據我所知,很多大型標都是整合多家的能力優勢,形成整體解決方案,那么一般JV的標我們有哪些需要關注的地方? 殷昕:其實JV與單獨投標相比,需要更加關注的主要是兩個方面。一是商務上,需要事前確認清楚誰來主導,誰來主筆,各自的職責義務是什么,各自的商務是怎樣的。很多合伙企業出問題不是在兄弟聯手打天下的時候,而是在打下天下后條款的分配上。二是協同上,兩邊進度的及時同步、問題的及時溝通與相互提醒是JV建立互信的關鍵。尤其是第一次合作,如何互相充分信任,不僅關系到本次項目的成功與否,也為未來留下了更大的合作空間。 Q:對這幾個項目有什么期望? 殷昕:謹慎樂觀做好當下的事情,期待一切都水到渠成。 |
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